Hoe wij Salesforce koppelen aan een maatwerk community bij een grote

Uitzendorganisatie

Bouw een service tussen een community op maat en de bestaande Salesforce instance met als doel de data van gebruikers in de community up to date houden met de Salesforce.org

Details

2022
SxBlue

Categorieen

Integratie
Build a service
Dataoptimalisatie

De community heeft als doel om samen te werken, kennis te delen en elkaar digitaal op te zoeken. Werkgevers en kandidaten kunnen op termijn elkaar zoeken en vinden op basis van interesses. Kandidaten kunnen zaken over zichzelf opnemen zoals hun interesses, welk type contract ze prefereren en welke skills ze hebben.

CASE

Salesforce komt klanten tegemoet met Salesforce Experience Cloud (TCFKACC). Salesforce biedt degelijke oplossingen voor portals, websites, help centers, forums, and mobile apps als digitale oplossing voor het kunnen communiceren met klanten. Deze standaardoplossingen zijn echter niet altijd zaligmakend. Vaak is men ook afhankelijk van de door de klant gekozen portal oplossing. In dit voorbeeld heeft de klant gekozen voor een niet-Salesforce oplossing maar moet de maatwerkoplossing wel integreren binnen het Salesforce landschap. Een mooie uitdaging dus!

Salesforce als Bronsysteem

In eerste instantie is de wens van de klant en de functionele acceptatie criteria die daarbij kwamen kijken, onderzocht. Er dient een community te worden ontwikkeld waarbij alle kandidaten in Nederland (300.000) en later wereldwijd met elkaar kunnen communiceren over allerlei zaken binnen verschillende vakgebieden. Op termijn zal er tevens door werkgevers en recruiters gebruik gemaakt gaan worden van de zogenoemde “Mijn Omgeving”community, zodat werkzoekenden en werkgevers elkaar ook kunnen vinden in deze omgeving.
Om de data in de community gelijk te houden met de data in de bestaande Salesforce omgeving, moet er een integratie gaan komen tussen Salesforce en de maatwerk community. Hierbij fungeert Salesforce als het bronsysteem en is de community de consumer van de informatie. Ook is er gekeken naar wat er reeds aanwezig was op het gebied van architectuur, aangezien de Mijn Omgeving met behulp van een microservice architecture reeds gekoppeld was aan Salesforce. Bij hergebruik van de koppeling kon de bestaande microservice als uitgangspunt dienen. 

Real-time voeden van de non-Salesforce Community via maatwerk integratie

Van de ingelogde gebruiker werden real-time reeds gegevens opgehaald uit Salesforce. De daaraan toe te voegen community moest volgens een ander principe gaan werken. Voor de data die hiervoor werd gebruikt was een afzonderlijke database ingericht, die up-to-date gehouden moest worden met data die in Salesforce gewijzigd of toegevoegd werd. Om dit te realiseren is onderzocht welke mogelijkheden Salesforce biedt, waarbij het gebruik van de standaard API, Platform Events beperkingen oplevert waardoor er gebruik gemaakt moet worden van maatwerk integratie. Dit kwam met name doordat de ontvangende partij alleen SOAP berichten kan ontvangen.

Performance

Doordat de op te halen data in Salesforce gefilterd moest worden uit een zeer groot aantal records, was performance een uitdaging. Met behulp van query plans, het indexeren van velden en het gebruik van hulpvelden binnen Salesforce, die met behulp van automatiseringen gevuld worden, kon deze uitdaging opgelost worden.

Integratie

Bij het opzetten van de integratie is er gekozen om de consumer de data te laten ophalen, op basis van ID’s van records die in Salesforce gewijzigd, toegevoegd of verwijderd waren. Hiervoor is een nieuw, geïndexeerd ID ontwikkeld, dat er tevens voor zorgde dat het datamodel meer mogelijkheden ging bieden rondom de bestaande integratie met de Mijn Omgeving. Hiermee werd het bijvoorbeeld mogelijk om ook personen in de community te kunnen toelaten die nog niet in Salesforce bekend zijn.

Het resultaat 

Technisch gezien is de integratie afgebouwd en ververst elke minuut de data uit de community met de Salesforce data. Met de gegevens uit de Salesforce database kunnen kandidaten inloggen op de community en daar de data verrijken met velden als skills, interesses, voorkeur type contract. 

Voor de business is het daarmee mogelijk dat werknemers en werkgevers elkaar beter kunnen vinden op basis van deze data informatie en er een betere match gemaakt kan worden. Ook biedt de community een plek aan de kandidaten om met elkaar kennis en interesses te delen en elkaar digitaal te ontmoeten. 

Binnen vrij korte tijd zijn er al aanzienlijke hoeveelheden aanmeldingen in de community. Uiteindelijk is het de wens van de opdrachtgever dat de community plek geeft aan de bestaande 300.000 Nederlandse kandidaten, maar ook aan werkgevers en werkenden die geïnteresseerd zijn. Op termijn zal bekeken worden of de community kan worden uitgebreid naar een global niveau.

 

Auteur van deze blog

MARTIJN NIJHUIS

Salesforce specialist, Sxblue